Od 2005 roku pracownicy posługują się Kodeksem Etycznym, wypracowanym w toku dyskusji i konsultacji we wszystkich obszarach Spółki. Kodeks oparty na wartościach określa zasady, którymi powinna kierować się Spółka i jej pracownicy w relacjach z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. Jego zapisy są uwzględnione w zarządzeniach operacyjnych, stosowanych w procesie zarządzania Koncernem.
Procesem ciągłym, prowadzonym od chwili wdrożenia Kodeksu, są działania popularyzujące ten dokument wśród aktualnych i nowych pracowników. W 2008 roku odbyło się 18 spotkań grupowych w formie szkoleń i warsztatów, podczas których przeszkolonych zostało około 540 osób, w tym około 170 nowych pracowników. Wszystkim działaniom edukacyjnym towarzyszy informacja o silnym związku Kodeksu z Kartą Praw Człowieka.
Zasady ogólne Kodeksu Etycznego oraz rozdział poświęcony relacjom wewnątrz Firmy akcentują: obowiązek przestrzegania prawa i dobrych obyczajów oraz zasadę poszanowania godności każdego człowieka. Firma deklaruje w nim także szacunek dla: narodowości, rasy, religii i orientacji politycznej swoich pracowników, współpracowników, klientów i partnerów biznesowych, a także równe i sprawiedliwe traktowanie wszystkich bez względu na wymienione cechy oraz zajmowane stanowisko, staż pracy w organizacji, przynależność do związków zawodowych, wygląd zewnętrzny. W 2008 roku w PKN ORLEN nie zanotowano ani jednego przypadku naruszenia tych zasad.
Wyjątkową rolę w PKN ORLEN pełni wybrany w demokratycznych wyborach Rzecznik ds. Etyki, który gwarantuje wszystkim interesariuszom możliwość swobodnego zgłaszania przypadków naruszania zasad Kodeksu Etycznego PKN ORLEN. Pracownikom daje sposobność sygnalizowania nieprawidłowości, a tym samym budowania poczucia osobistego wpływu na przestrzeganie kluczowych wartości. Rzecznik ds. Etyki zobowiązany jest do zapewnienia poufności osobom składającym skargi. Jego rolą jest wyjaśnienie ich zasadności i, w razie potrzeby, podjęcie lub inicjowanie działań naprawczych. Dzięki jego aktywności Zarząd Spółki jest informowany o zgłaszanych przez pracowników problemach etycznych. Zawsze odbywa się to w sposób gwarantujący poufność i uniemożliwiając identyfikację osób, które skargi lub wnioski zgłaszały. W szczególnych przypadkach dotyczących dobra Spółki Rzecznik składa raporty na ręce właściwego dla sprawy Członka Zarządu. Ponadto przedstawia Zarządowi coroczny raport z podjętych przez siebie działań na rzecz kultury korporacyjnej, opartej na etyce i poszanowaniu przyjętych wartości PKN ORLEN. Prowadzi także działalność edukacyjną, popularyzując wartości etyczne podczas spotkań, szkoleń i na łamach zakładowego pisma „ORLEN ekspres”, w stałej rubryce.
Rzecznik ds. Etyki monitoruje funkcjonowanie Kodeksu Etycznego w oparciu o zgłoszone do niego sprawy oraz przedkłada raport zbiorczy Zarządowi. Respondenci wskazują przede wszystkim na słabe ogniwa organizacji dotyczące sytuacji i zdarzeń z ich codziennej pracy. Efektem rosnącej świadomości pracowników w zakresie standardów wynikających z Kodeksu Etycznego jest także to, iż odnoszą się do coraz szerszego spektrum problemów, w tym obyczajowych, podejmują dyskusję o sytuacjach wyzwalających dylematy moralne. Prowadzony w latach 2006–2008 monitoring wskazuje, że w tym czasie znacząco spadła ilość skarg dotyczących profesjonalizmu. Respondenci koncentrują się głównie na problemach związanych z brakiem odpowiedzialności, rzutującej na wizerunek Firmy oraz relacjach wewnątrz Spółki. W każdej zgłoszonej sprawie Rzecznik podjął działania wyjaśniające lub naprawcze. Zrealizował większość, bo aż 60% spraw, wymagających konkretnych działań i rozwiązań w sposób zadowalający osoby bezpośrednio zainteresowane. Mając świadomość długoterminowego charakteru zmiany postaw w zgłoszonych sprawach obyczajowych (23%), podjęte zostały działania edukacyjno-komunikacyjne, które z jednej strony piętnowały zjawiska niezgodne z Kodeksem Etycznym, z drugiej natomiast promowały właściwe zachowania w mediach wewnętrznych (47 artykułów i audycji w „ORLEN ekspres” oraz ORLEN Studio). W przypadku pozostałych 17% spraw prowadzone są działania naprawcze, których efektem długoterminowym ma być wypracowanie rozwiązań systemowych na poziomie całej organizacji (na przykład operacyjne rozwiązania HR zgodnie z wprowadzonym w 2009 roku Zakładowym Układem Zbiorowym Pracy).
Rokrocznie prowadzone są w PKN ORLEN projekty służące popularyzacji zapisów zarówno Kodeksu Etycznego, jak i kluczowych wartości. Cyklicznie, co 2–3 lata, odbywają się badania weryfikujące skuteczność tych działań i monitorujące poziom poinformowania pracowników o sprawach ważnych zarówno dla Spółki, jak i pracowników.
Przeprowadzany tradycyjnie audyt komunikacyjny w 2008 roku, obok samego PKN ORLEN, objął ponad 2 500 pracowników 20 Spółek Grupy Kapitałowej. W anonimowej ankiecie znalazły się pytania na temat komunikacji wewnętrznej w spółkach, integracji i komunikacji w Grupie ORLEN oraz relacji międzyludzkich. Badanie pozwoliło lepiej poznać potrzeby informacyjne pracowników spółek, najwyżej cenione przez nich kanały komunikacyjne oraz poziom poinformowania o sprawach ważnych dla ich Firmy. Pomogło również ustalić, jakich informacji na temat PKN ORLEN oraz Grupy ORLEN oczekują pracownicy spółek, w jaki sposób chcieliby je otrzymywać oraz jakiego rodzaju działań integracyjnych oczekują. Część pytań dotyczyła również aspektów kultury korporacyjnej, w tym w szczególności etyki.
Najważniejsze efekty tych badań to systematyczne podwyższanie poziomu komunikowania, stosowanie najskuteczniejszych metod w tym zakresie, odpowiadających na potrzeby i oczekiwania pracowników.
Cyklicznie przeprowadzane są ankiety ewaluacyjne po spotkaniach integracyjnych, imprezach sportowych i piknikach. Na ich podstawie poznajemy opinie i preferencje pracowników, które są uwzględniane przy organizacji w latach kolejnych.
Popularyzacji i utrwalaniu zasad oraz wartości korporacyjnych służyła kontynuowana w roku 2008 kampania radiowa oraz seria filmów emitowanych w intranecie. W dwutygodniku korporacyjnym „ORLEN ekspres” znalazł się cykl satyrycznych komiksów, opowiadających o przygodach grupy pracowników podczas wykonywania przez nich codziennych obowiązków służbowych, a także podczas wspólnego spędzania czasu po pracy. Był to niebanalny i dowcipny sposób propagowania kluczowych wartości.
Rzetelna, wysokiej jakości komunikacja wewnętrzna w PKN ORLEN dostarcza pracownikom bieżących, najwyższej jakości informacji, stanowi ważny czynnik budowania postawy zaangażowania. Wśród trzech głównych kanałów komunikacyjnych liczne grono wiernych słuchaczy ma wewnętrzna rozgłośnia radiowa ORLEN Studio, której audycji słucha prawie 5 tys. osób. Od lat bardzo popularny jest wewnętrzny magazyn, dwutygodnik „ORLEN ekspres”, po który sięga ponad 90% pracowników. W 2008 roku pismo zostało uhonorowane nagrodą Brązowe Szpalty w konkursie „Szpalty Roku”, organizowanym przez Stowarzyszenie Prasy Firmowej.
Pracownicy chętnie korzystają z intranetu, który jest efektywnym środkiem skutecznej komunikacji. Pozwala on także na szybkie znalezienie informacji z różnych obszarów działania Spółki. Inne sposoby dotarcia z informacją do wszystkich grup pracowników to spotkania bezpośrednie lub tablice informacyjne.
PKN ORLEN wielką wagę przywiązuje do dialogu z przedstawicielami pracowników reprezentujących ich w związkach zawodowych. Okazją do tego są różne wydarzenia w Firmie. Przykładem jest obchodzone tradycyjnie w pierwszy weekend czerwca branżowe święto wszystkich pracowników, Dzień Chemika. Projekt programu obchodów jest każdorazowo prezentowany i konsultowany z partnerem społecznym. Zgłaszane przez związki zawodowe propozycje i sugestie są analizowane przez Zarząd Spółki. Decyzja Zarządu odnośnie zmian w programie, po konsultacjach ze związkami zawodowymi, prezentowana jest zwrotnie związkom zawodowym. Program corocznie przygotowywany jest z myślą przede wszystkim o pracownikach i dla pracowników. Oprócz programu otwartego dla mieszkańców miasta Płocka, już czwarty rok Koncern przygotowuje pikniki integracyjne dla pracowników i ich rodzin.
Kultura korporacyjna i nieodłącznie z nią związany dialog z pracownikami, wykorzystujący wszystkie media wewnętrzne, jest istotnym elementem strategii budowy wartości PKN ORLEN.
Zarząd PKN ORLEN dokłada wszelkich starań, aby wszystkie działania Spółki realizowane były zgodnie z zasadami ładu korporacyjnego. Jako spółka publiczna, której papiery wartościowe notowane są na Warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych, PKN ORLEN przestrzega wszystkich zasad zalecanych do stosowania przez kodeks „Dobrych praktyk spółek notowanych na GPW”. Podejmuje także szereg działań usprawniających komunikację z jej otoczeniem, m.in. stosując nowoczesne technologie komunikacji z przedstawicielami rynku kapitałowego. Organizujemy bezpośrednie transmisje internetowe z symultanicznym tłumaczeniem na język angielski z konferencji medialnych, organizowanych po każdym ważniejszym wydarzeniu w życiu Spółki, takim jak publikacja wyników kwartalnych, ogłoszenie strategii, a także z obrad Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy PKN ORLEN. Zapisy tych transmisji w formie plików multimedialnych dostępne są na naszej stronie internetowej www.orlen.pl.
W 2008 roku Spółka stosowała wszystkie zasady ładu korporacyjnego zawarte w kodeksie „Dobre praktyki spółek notowanych na GPW”, które zostały przyjęte przez Radę Nadzorczą Giełdy Papierów Wartościowych w dniu 4 lipca 2007 roku.
Rada Nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich aspektach jej działalności, a w szczególności ma kompetencje określone w Kodeksie Spółek Handlowych i Statucie Spółki.
Członkowie Rady Nadzorczej PKN ORLEN są powoływani i odwoływani zgodnie ze Statutem Spółki przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy. W skład Rady Nadzorczej wchodzi od sześciu do dziewięciu członków powoływanych na okres wspólnej kadencji, która trwa 3 lata. W roku 2008 w dziewięcioosobowym składzie Rady Nadzorczej zasiadało czterech członków spełniających kryteria niezależności od Spółki.
Rada Nadzorcza PKN ORLEN wykonuje swoje czynności kolegialnie, może jednak delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych. Do uprawnień Rady Nadzorczej należy m.in. reprezentowanie Spółki w umowach z członkami Zarządu, w tym również w zakresie warunków zatrudniania i wynagradzania.
W ramach Rady Nadzorczej Koncernu działają cztery komitety:
W skład Komitetu Audytowego wchodzi co najmniej dwóch członków niezależnych oraz przynajmniej jeden posiadający kwalifikacje i doświadczenie w zakresie rachunkowości lub finansów.
W 2008 roku w Radzie Nadzorczej zasiadało ośmiu mężczyzn i jedna kobieta. Struktura wiekowa członków Rady Nadzorczej przedstawiała się następująco:
Opis kwalifikacji i doświadczenia zawodowego członków Rady Nadzorczej PKN ORLEN dostępny jest na stronie internetowej Spółki.
Grudzień 2002
Niespełna cztery miesiące po wprowadzeniu do Regulaminu GPW zmian dotyczących ładu korporacyjnego, PKN ORLEN opublikował oświadczenie o zamiarze wprowadzenia zaproponowanych przez GPW zasad ładu korporacyjnego.
Czerwiec 2003
Spółka wydała oświadczenie, iż stosuje zasady dobrego i lojalnego zarządzania wewnątrzkorporacyjnego poprzez własne akty prawa korporacyjnego w zakresie adekwatnym do oczekiwań rynku, jego uczestników, uwzględniającym uzasadniony interes Spółki oraz jej akcjonariuszy.
Czerwiec 2004
Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy PKN ORLEN podjęło uchwałę, zgodnie z którą Spółka zobowiązała się do przestrzegania większości zasad ładu korporacyjnego. Na tej podstawie Koncern przekazał do publicznej wiadomości oświadczenie o akceptacji wszystkich zasad ogólnych wyznaczonych w dokumencie „Dobre praktyki w spółkach publicznych w 2002” i większości, tj. 39 zasad dotyczących dobrych praktyk walnych zgromadzeń, rad nadzorczych, zarządów oraz w zakresie relacji z osobami i instytucjami zewnętrznymi.
Październik 2004
Nastąpiła zmiana w składzie Zarządu PKN ORLEN. Nowy Zarząd za jedno z głównych zadań uznał jak najszybsze przyjęcie przez Spółkę wszystkich zasad ładu korporacyjnego. Stanowisko Zarządu zostało odzwierciedlone w Liście Prezesa Zarządu w raporcie rocznym 2004, w którym Zarząd Spółki wyraził gotowość do jak najszybszego wprowadzenia wszystkich zasad ładu korporacyjnego, zalecanych przez GPW.
Styczeń 2005
21 stycznia 2005 roku na podstawie uchwał podjętych przez Zarząd i Radę Nadzorczą przygotowano oświadczenie PKN ORLEN, w którym zadeklarowano, iż Spółka zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich zasad ładu korporacyjnego zalecanych przez GPW. Zaktualizowane oświadczenie zostało przedłożone do akceptacji przez Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy PKN ORLEN 29 czerwca 2005 roku.
Czerwiec 2005
Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki zaakceptowało wszystkie, z wyjątkiem jednej (nr 20, dotyczącej niezależności członków rady nadzorczej), zasady ładu korporacyjnego. 30 czerwca 2006 roku zostało opublikowane stosowne oświadczenie PKN ORLEN.
Czerwiec 2006
28 czerwca 2006 roku Spółka opublikowała, zgodnie z wymogami Regulaminu GPW, coroczne oświadczenie, zaakceptowane przez Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy PKN ORLEN. Spółka zadeklarowała, podobnie jak przed rokiem, przestrzeganie wszystkich zasad ładu korporacyjnego, oprócz zasady nr 20, dotyczącej niezależności co najmniej połowy liczby członków rady nadzorczej, która i tym razem nie została zaakceptowana przez Walne Zgromadzenie Spółki.
Maj 2007
W dniu 31 maja 2007 roku Spółka opublikowała, zgodnie z wymogami Regulaminu GPW, coroczne oświadczenie, zaakceptowane przez Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy PKN ORLEN. Spółka zadeklarowała, podobnie jak przed rokiem, przestrzeganie wszystkich zasad ładu korporacyjnego, oprócz zasady nr 20, dotyczącej niezależności co najmniej połowy liczby członków rady nadzorczej, która i tym razem nie została zaakceptowana przez Walne Zgromadzenie Spółki.
Kwiecień 2008
23 kwietnia 2008 roku Spółka opublikowała, zgodnie ze zmienionymi od 1 stycznia 2008 zapisami Regulaminu GPW, raport dotyczący stosowania zasad ładu korporacyjnego w PKN ORLEN w 2007 roku. Raport ten został opublikowany razem z rocznym raportem finansowym Spółki za 2007 rok.
Kwiecień 2009
30 kwietnia 2009 roku Spółka opublikowała, zgodnie ze zmienionymi od 1 stycznia 2008 zapisami Regulaminu GPW, raport dotyczący stosowania zasad ładu korporacyjnego w PKN ORLEN w 2008 roku. Raport ten został opublikowany jako załącznik do sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za 2008 rok.
Relacje z akcjonariuszami Spółki, potencjalnymi inwestorami w jej papiery wartościowe oraz z analitykami giełdowymi są przedmiotem priorytetowej działalności Zarządu. Prezes, Wiceprezes i Członkowie Zarządu są głównymi osobami biorącymi udział w kontaktach z rynkiem kapitałowym. Celem zapewnienia wszystkim zainteresowanym równego dostępu do informacji – wszelkie wiadomości, dane przekazywane na zewnątrz jako ofi cjalne stanowisko Spółki przygotowywane są w języku polskim oraz angielskim i umieszczane na korporacyjnej stronie internetowej.
Spółka regularnie i aktywnie uczestniczy w spotkaniach z inwestorami i analitykami zarówno w kraju, jak i za granicą. Podczas nich reprezentanci PKN ORLEN przekazują wiadomości na temat Koncernu. Jest to także okazja do pozyskania informacji zwrotnej od akcjonariuszy, inwestorów oraz analityków giełdowych. Dzięki temu, znając potrzeby informacyjne swych interesariuszy, Spółka może rozwijać i udoskonalać relacje z rynkiem kapitałowym.
PKN ORLEN dąży do poszerzenia i dywersyfikacji bazy inwestorów. W tym celu podejmuje działania na rzecz aktywnego promowania swojej działalności wśród potencjalnych akcjonariuszy, także w nowych ośrodkach fi nansowych na całym świecie.
Mając na względzie rozwój form i polepszenie jakości komunikacji z rynkiem kapitałowym, wprowadziliśmy publikację tzw. trading statement, czyli szacunkowe dane operacyjne za każdy miniony kwartał i przewidywania co do trendów kształtowania się zysku operacyjnego (EBIT), z uwzględnieniem wpływu czynników makroekonomicznych i znaczących zdarzeń jednorazowych na zysk operacyjny. Szacunki te publikowane są na kilka tygodni przed datą publikacji okresowego raportu kwartalnego. Komunikaty trading statement ułatwiają rzetelne budowanie konsensusu wyników fi nansowych Spółki na rynku kapitałowym przed ich publikacją. Po jego wprowadzeniu istotnie polepszyła się jakość prognoz analityków (zmniejszyło się odchylenie średniej prognoz od opublikowanych ostatecznie przez spółkę danych). Raport ten jest tworzeniem nowych standardów w obszarze relacji inwestorskich. Jego dobry odbiór potwierdza, jak ważna dla PKN ORLEN jest właściwa i dobrze dobrana w czasie komunikacja z rynkiem w kluczowych tematach dla inwestorów.
Marki Grupy ORLEN
